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Text File  |  1987-02-23  |  1.8 KB  |  42 lines
  1.  
  2. There are two "close the books" functions:  Periodic Close, and Year End 
  3. Balances Forward.  Both functions remind you of preliminary steps, but do not 
  4. insist that you actually do them -- be careful!
  5.  
  6. REMEMBER:  So far as the IRS is concerned, your Audit Trail is ON PAPER, so 
  7. you should NOT run either of the close routines unless you have also printed 
  8. out your General Journal and Detail General Ledger, and put them away safe.
  9.  
  10.  
  11. Periodic Close
  12. --------------
  13. Of the two, only Periodic Close is an actual "close".  A periodic close
  14. would normally be done at the end of every month.  The only purpose of a 
  15. periodic close is to zero out your Revenue & Expense accounts, and post the 
  16. difference between them to your Retained Earnings account. 
  17.  
  18. Notice that you can STILL get a detailed Statement of Account for any Revenue 
  19. or Expense account after a Periodic Close.  Its balance will be zero, if you 
  20. have just run Periodic Close.  Statement of Account is the printed version of 
  21. Query Accounts, on your Reports Menu.
  22.  
  23. After you do a Periodic Close for the first time, you will be able to get a 
  24. detailed Statement of Account for your Retained Earnings account (399), also. 
  25.  
  26.  
  27. Year End Balances Forward
  28. -------------------------
  29. The Year End Balances Forward function is only useful in two circumstances:
  30.  
  31. a)  Setting up a new General Ledger's chart of accounts with beginning 
  32.     balances.  See Chart documentation.
  33.  
  34. b)  Whenever you would like (or need) to recover disk space.
  35.  
  36. Year End Balances Forward SHOULD be run only after you have also run Periodic 
  37. Close, but that good rule is not strictly enforced.   This function completely
  38. REMOVES previous account detail, and writes a single Balance Forward entry for 
  39. each account into a NEW, BLANK LEDGER.  You will be warned that this function 
  40. is unusual when you run it.
  41.  
  42.